Це один з найбільш улюблених текстів у моєму блозі, тепер і українською. Простими словами тут пояснюються важливі аспекти нашої щоденної роботи. Залишаю і вам — раптом стане в пригоді.
Чому менеджери не встигають, а їхні підлеглі — без діла?
У цій статті розглядається питання управління часом: як менеджер розподіляє свій час між керівництвом, колегами, підлеглими й особистими задачами.
Три типи робочого часу:
- Час для завдань від керівництва. Якщо керівник дав доручення — його слід виконати. Інакше — догана.
- Час для підтримки колег. Допомога іншим менеджерам — це частина системи. Ігнорування цієї допомоги — також ризик отримати зауваження.
- Власний час менеджера. Це завдання, які він сам узяв на себе. І тут є простір для гнучкості — ні керівництво, ні система не покарає за невиконане, про що нічого не знала.
Основне завдання менеджера — розширити власний час, зменшивши до мінімуму задачі, які підкидають підлеглі. Але більшість керівників і не здогадується, скільки часу вони витрачають на проблеми, що не мають бути їхніми.
Де мавпочка?
Уявімо: менеджер іде коридором, зустрічає підлеглого Джонса. Той каже: «У нас проблема…» — і розповідає про неї. Менеджер не може прийняти рішення одразу, але обіцяє подумати: «Радий, що звернувся. Я подумаю — дам знати».
Що сталося?
Спочатку мавпочка (тобто проблема) сиділа на плечах у Джонса. Тепер вона — на плечах менеджера. І починається відлік часу, який підлеглий нав’язав менеджеру. Менеджер добровільно взяв на себе відповідальність і, по суті, дозволив підлеглому керувати ним.
Історія повторюється — підлеглі нав’язують менеджеру одну «мавпочку» за одною. Поки їх не стає десятки. Менеджер працює не на свої задачі, а на задачі своїх підлеглих.
Хто на кого працює?
П’ятниця, пізній вечір. Менеджер намагається наздогнати невиконане, а підлеглі чекають під дверима. Вони невдоволені: «Чому він досі не вирішив? Як він взагалі став керівником?»
У суботу вранці менеджер приходить до офісу — і бачить, як його підлеглі грають у гольф. У цей момент до нього приходить осяяння: чим більше він намагається надолужити, тим більше відстає.
Як позбутися мавпочок
У понеділок менеджер приходить на роботу і викликає кожного підлеглого окремо. Разом вони визначають:
- що потрібно зробити,
- хто має зробити наступний крок,
- коли вони знову зустрінуться.
Мавпочка залишається на плечах підлеглого. Тепер менеджер чекає результатів від нього, а не навпаки.
Менеджер навіть починає сам ініціювати перевірку: заходить до підлеглого й питає: «Як просувається?»
Це вже його ініціатива, а не реакція на нав’язану проблему.
Правила догляду за мавпочками
- Мавпочок потрібно годувати або присипляти. Інакше вони вмирають або починають кричати.
- Їх не має бути більше, ніж менеджер може прогодувати.
- Годування — лише за графіком. Не треба ловити голодних мавпочок по офісу.
- Не годувати поштою. Годування — тільки вживу або телефоном. Документи — не заміна спілкуванню.
- Кожна мавпочка має мати чітко визначений час годування і рівень ініціативи.
Передача ініціативи
Менеджер повинен повернути ініціативу підлеглим. Без цього він не отримає назад свій час.
П’ять рівнів ініціативи:
- Чекати на вказівки.
- Запитати, що робити.
- Запропонувати рішення і виконати.
- Виконати, а потім повідомити.
- Виконати і просто прозвітувати в плановому порядку.
Менеджер має навчити підлеглих працювати на рівнях 3–5. Інакше — потопає у дрібницях.
Три закони ефективного менеджера:
- Звільнити власний час, зменшивши час, витрачений на задачі підлеглих.
- Частину звільненого часу використати для розвитку ініціативи у підлеглих.
- Іншу частину — для виконання задач від керівництва та системи.
Це проста, але потужна модель: хто доглядає мавпочок — той і керує часом.
Стаття “Management Time: Who’s Got the Monkey?” вперше була опублікована в журналі Harvard Business Review у листопаді–грудні 1974 року. Автори: William Oncken, Jr., Donald L. Wass.
